Dalam suatu perusahaan, pembukuan dokumen menjadi salah satu faktor penting untuk menjaga stabilitas perusahaan, laporan pengeluaran perusahaan maupun pemasukan harus selalu ada untuk dijadikan acuan apakah perusahaan tersebut mengalami defisit atau profit, dengan adanya pembukuan ini akan memudahkan anda untuk mengambil keputusan dengan tepat berdasarkan laporan dari pembukuan tersebut, untuk menjaga kerahasian serta keamanan dokument ini maka harus di simpan di tempat paling aman dan mudah untuk di temukan, yaitu dengan mengubah dokumen hard copy (kertas) menjadi database dengan layanan document imaging dari PT. Reykom Document Solution (RDS).
Layanan document imaging ini bisa merubah dokumen yang berupa kertas baik yang berisi data dalam bentuk tulisan tangan maupun hasil cetakan menjadi suatu dokumen dalam bentuk file komputer (soft copy). Dengan adanya layanan ini data anda akan aman dari berbagai faktor, faktor eksternal maupun faktor internal yang dapat mengubah bentuk isi dari dokumen tersebut, faktor eksternal misalnya gedung tempat anda bekerja di lalap si jago merah sehingga merubah dokumen menjadi abu ataupun terkena banjir yang dapat menyebabkan dokumen kertas anda basah dan sangat rentan sekali rusak, apabila dokumen anda dalam bentuk soft copy maka kerusakan pada dokumen itu tidak akan terjadi.
Faktor internal meliputi adanya orang atau karyawan anda yang ingin merubah dokumen perusahaan untuk kepentingan dirinya sendiri, apabila dokumen anda berupa soft copy maka akan sangat mudah sekali menjaga kerahasiaan serta keamanan dokumen anda dengan memberikan level akses yang berbeda pada setiap staf maupun karyawan anda.
Dengan adanya document imaging ini sangat membantu sekali dalam proses pencarian dokumen yang bisa di atur berdasarkan kategori serta tahun atau bulan, jika anda mau melihat suatu dokumen maka tidak perlu lagi membuka tumpukan berkas yang ada di kantor anda dengan cara manual, apabila dokumen tersebut dalam bentuk soft copy anda hanya perlu mencarinya berdasarkan kategori dan tahun upload dokumen tersebut.
